Code de conduite des réunions

Politique du code de conduite de la présente réunion1 ("Politique") a pour but de définir clairement les attentes en matière de comportement professionnel des personnes ("Participants") qui participent à une réunion ou à un événement de l'American Ornithological Society ("Société") et à leurs activités connexes ("Événement"), qu'ils soient virtuels ou en personne, afin de garantir une conduite éthique, professionnelle et inclusive qui offre un environnement sûr et accueillant pour un échange ouvert d'idées. Cette politique s'applique à tous les participants aux événements de la Société, à savoir les organisateurs, les participants, les orateurs, les bénévoles, les sponsors, les exposants, les partenaires, les lauréats, les invités, le personnel, les sous-traitants et les prestataires de services.

L'AM accueille tous les participants et célèbre la diversité sous toutes ses formes. L'AM s'engage à fournir un environnement inclusif, collaboratif, encourageant et engageant pour toutes les personnes impliquées, et exempt de discrimination, de harcèlement et de représailles. La Société attend de tous les participants qu'ils jouent un rôle dans sa mission en faisant preuve de respect et de considération les uns envers les autres, en apportant un soutien critique et en acceptant la multitude d'opinions offertes par les participants engagés dans un événement de la Société.

Cette politique s'applique pendant la période de l'événement, c'est-à-dire : (1) le(s) jour(s) où se déroule un événement en personne, (2) la période de montage et de démontage des installations et des équipements pour les participants impliqués dans ces activités, (3) le(s) jour(s) où se déroule un événement de la société virtuelle, et (4) pendant qu'une violation de la politique fait l'objet d'une évaluation ou d'une enquête à la suite de l'événement. Les événements de l'AM sont destinés à favoriser des communications efficaces, ouvertes et honnêtes et à promouvoir l'égalité des chances et de traitement pour tous les participants. Il est impératif que les participants se comportent de manière professionnelle envers tous, qu'ils s'engagent dans des interactions courtoises et respectueuses et qu'ils reconnaissent la propriété intellectuelle des autres participants aux événements de la Société. Toutes les formes de communication entre les participants relèvent de cette politique. Il s'agit notamment des communications publiques et privées entre les participants pendant la durée de l'événement, y compris, mais sans s'y limiter, les interactions en face à face, dans les salles de réunion virtuelles, via des fonctions de chat électronique (par exemple, Q/A box, Zoom Chat), les courriels, les textes (y compris via des plateformes telles que Signal, Slack et WhatsApp), les médias sociaux (voir la section Politique de l'AM en matière de médias sociaux et de commentaires), des appels téléphoniques et d'autres formes de communication écrite, verbale et non verbale (y compris visuelle). En outre, les comportements liés aux communications, telles que décrites ci-dessus, qui ont lieu après l'événement, mais qui concernent le contenu de l'événement et/ou lorsque les coordonnées d'un participant ont été obtenues au cours de l'événement, peuvent également relever de la présente politique ou de la Code de conduite et d'éthique de l'AM et peuvent être signalés à la Société selon les modalités décrites ci-dessous.

Attentes des participants

Comme indiqué dans le Code de conduite et d'éthique de l'AMLes participants ne toléreront pas la discrimination, le harcèlement et les brimades de la part des participants ou entre eux. Les participants à qui l'on demande de mettre fin à de tels comportements sont tenus de s'y conformer immédiatement, quelle que soit leur intention.

Discrimination est le traitement d'un individu ou d'un groupe fondé sur le sexe, la race, l'origine ethnique ou nationale, la religion, l'âge, l'état civil, la grossesse ou le statut parental, l'orientation sexuelle et l'identité de genre, le handicap, l'apparence physique, le niveau socio-économique ou d'autres statuts protégés, qui se traduit par des opportunités ou des avantages professionnels injustes, inégaux ou différentiels.

Harcèlement Le harcèlement est toute forme de discrimination importune ou non désirée, ou un comportement persistant, offensant, dénigrant ou hostile à l'égard d'une personne ou d'un groupe en raison de son sexe, de sa race, de son origine ethnique ou nationale, de sa religion, de son âge, de sa situation matrimoniale, de sa grossesse ou de son statut parental, de son orientation sexuelle et de son identité de genre, de son handicap, de son apparence physique, de son niveau socio-économique ou d'autres statuts protégés. Le harcèlement peut se manifester, entre autres, par des abus verbaux ou écrits tels que des insultes, des épithètes, des plaisanteries dénigrantes, des messages directs abusifs en ligne ou des stéréotypes négatifs, ainsi que par des comportements non verbaux tels que des gestes obscènes ou l'affichage de documents écrits ou graphiques dénigrants ou insultants.

Harcèlement sexuel est un type particulier de harcèlement qui comprend des comportements importuns tels que des avances sexuelles, des demandes de faveurs sexuelles ou de rendez-vous, des remarques sur l'apparence d'une personne, des discussions, des remarques ou des plaisanteries de nature sexuelle, et/ou d'autres formes de harcèlement verbal ou physique de nature sexuelle. Le harcèlement sexuel peut également inclure des comportements non verbaux tels que des contacts physiques non désirés ou des violations de l'espace personnel de nature sexuelle. Les comportements impliquant des offres d'opportunités professionnelles "quid pro quo" ou la création d'un environnement professionnel hostile sont des exemples clairs de harcèlement sexuel.  

Intimidation est un comportement verbal ou non verbal importun ou déraisonnable d'un individu ou d'un groupe qui rabaisse, intimide, humilie, abuse ou sabote le travail des gens et cause un préjudice physique ou émotionnel dans un environnement professionnel. Le comportement d'intimidation est le plus souvent agressif, persistant et s'inscrit dans un schéma, mais il peut aussi se produire sous la forme d'un incident isolé et flagrant. L'exercice d'une autorité appropriée, la direction du travail d'autres personnes dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles, une erreur honnête et un débat scientifique respectueux sur des divergences d'opinion ne sont pas considérés comme des comportements d'intimidation.

Dans le contexte des communications qui ont lieu pendant la présentation d'un événement et des discussions qui s'ensuivent entre et parmi les participants, les communications doivent se concentrer sur le sujet de l'événement et tous les participants doivent être en mesure de participer équitablement et efficacement et être les bienvenus. Les participants peuvent, de manière courtoise et respectueuse, exprimer une opinion, faire des recherches ou décrire une expérience ("articulation") qui va à l'encontre des opinions des autres. Une telle articulation doit faire partie d'une discussion pertinente sur le sujet en question et être proposée d'une manière qui n'interfère pas avec la capacité raisonnable des autres à participer pleinement. Dans la poursuite de la science, les individus ont la liberté d'être en désaccord avec des positions plus larges de la communauté ou de les contester.

En s'inscrivant et en participant à cet événement, les participants acceptent que la Société utilise leur photo ou une vidéo d'eux dans toute publication ou promotion de la Société, sur le site Web ou les pages de médias sociaux. Les événements virtuels de la Société seront enregistrés par la Société et le contenu sera mis à la disposition des participants pendant une période de temps suivant l'événement. Seule la Société peut (a) prendre/faire ou distribuer (sur n'importe quel support) des enregistrements audio ou visuels de l'événement ou des participants ou (b) les distribuer (via les médias sociaux ou d'autres moyens). Tout autre enregistrement des événements de la Société est strictement interdit. Cela inclut l'enregistrement d'événements, en tout ou en partie, par le biais de vidéos et/ou d'enregistrements audio. Les participants souhaitant partager des informations sur l'événement et/ou publier des captures d'écran via les médias sociaux, qu'il s'agisse de leur propre matériel ou de celui d'autres personnes, doivent se conformer aux règles et politiques énoncées sur la plateforme.

Les participants sont tenus de déclarer sur le formulaire d'inscription s'ils sont ou ont été en congé, licenciés ou soumis à des restrictions et/ou à des mesures de réparation dans leurs activités en raison d'une allégation, d'une enquête et/ou d'une constatation de mauvaise conduite dans leur vie professionnelle ou personnelle. Les participants doivent également indiquer si, au cours des cinq (5) dernières années, ils ont été licenciés ou contraints de démissionner de leur travail ou d'autres activités en raison d'une allégation ou d'une constatation de mauvaise conduite. La Société examinera les divulgations au cas par cas et pourra déterminer à sa discrétion si, en raison de la nature et des circonstances de l'allégation ou du constat, la présence de la personne est susceptible d'entraîner un problème de sécurité, de perturber ou de gêner l'événement ou la capacité raisonnable des autres participants à y participer pleinement. La Société et les organisateurs de la réunion donnent la priorité aux mesures préventives de sécurité et de non perturbation dans l'intérêt de nombreux participants, plutôt que dans l'intérêt d'un ou de quelques participants, si les deux doivent être mis en balance.

Signaler un incident

Tout participant qui a connaissance d'une violation potentielle de la présente politique par un autre participant, qui en fait l'expérience ou qui en est témoin, peut déposer une plainte écrite auprès du comité pour la sécurité des réunions de l'AM à cette adresse électronique : safe-meeting@americanornithology.orgou par l'intermédiaire de ce formulaire Google. Le comité Safe Meeting de l'AM est un groupe de personnes nommées par le comité d'éthique professionnelle de l'AM dans le but d'évaluer, d'enquêter et, si possible, de résoudre les problèmes liés à la conduite. Le Safe Meeting Committee s'engage à traiter chaque incident signalé avec respect, sensibilité et dignité.

AOS 2025 Safe Meeting Committee: 

Jennifer WalshCornell Lab of Ornithology, coprésident
Jeanne FairLaboratoire national de Los Alamos, coprésident
Jenn HoutzCollège Allegheny

Membres de droit : 
Judith ScarlDirecteur exécutif et PDG de l'AM
Chris Anne HandelResponsable de la communication et du marketing de l'AM

Les plaintes déposées en ligne avant, pendant et après l'événement seront traitées rapidement. Les participants qui préfèrent soumettre une question, une préoccupation ou une plainte écrite à un membre individuel du comité doivent indiquer le nom du membre du comité dans la ligne d'objet (par exemple, ATTN : Name).

Les orientations concernant le signalement des violations de la politique et la procédure d'évaluation et de traitement des plaintes écrites sont décrites en détail dans le document intitulé Code de conduite et d'éthique de l'AM. Avant de déposer une plainte, un participant peut, s'il le souhaite, demander au comité de l'AM pour les réunions en toute sécurité quelles sont les possibilités de résolution de certains types de plaintes et les informations qu'il peut être nécessaire de divulguer pour y donner suite.

Le comité "Safe Meeting" de l'AM préservera la confidentialité au cours de la procédure d'enquête dans la mesure du possible, tant que les droits d'autrui ne sont pas compromis et sous réserve de la capacité à mener une enquête appropriée.

L'AM et ses représentants peuvent divulguer des informations sur une plainte en cours lorsque, selon leur jugement et à leur discrétion, les intérêts de la sécurité ou de la loi l'exigent. Par conséquent, comme le souligne le code de conduite et d'éthique de l'AM, la confidentialité absolue n'est pas garantie. Tous les participants à l'enquête sont tenus de respecter la confidentialité du processus d'enquête et ne doivent pas divulguer d'informations, sauf si la loi ou la sécurité l'exigent, pendant l'examen, l'enquête et la résolution d'une plainte. Le non-respect de cette obligation constitue une violation grave de la présente politique.

Les représailles et les accusations de mauvaise foi sont interdites. La Société ne tolérera aucune forme de représailles à l'encontre des participants qui, de bonne foi, déposent une plainte ou participent à une enquête sur des violations signalées couvertes par la présente politique et feront l'objet d'une enquête et des mêmes types de mesures disciplinaires que pour d'autres formes de mauvaise conduite. Les représailles sont définies comme suit : punir une personne ou lui infliger un traitement défavorable différentiel en réponse à ses préoccupations concernant une violation ou une violation possible de la politique. Les représailles comprennent, sans s'y limiter, toute activité visant à décourager une personne de résister ou de signaler une mauvaise conduite à l'avenir, telle que : le transfert à un poste ou à une affectation moins souhaitable ; des abus verbaux ou physiques ; une surveillance accrue ; la propagation de fausses rumeurs ; ou le fait de rendre le travail de la personne plus difficile. De même, les accusations de mauvaise foi dans lesquelles des violations ont été intentionnellement signalées de manière fausse, frivole et/ou malveillante ne seront pas tolérées. 

Pour des informations complètes sur le processus et les procédures d'évaluation et d'enquête, la détermination des mesures disciplinaires (y compris la pratique réparatrice et d'autres options de renforcement de la communauté) et les recours, veuillez vous référer au site web de la Commission européenne. Code de conduite et d'éthique de l'AM.

* Cette politique a été adaptée à partir des recommandations formulées par le Societies Consortium on Sexual Harassment in STEMM, dont l'AM est membre.

Note : Cette politique a été approuvée par le Conseil de l'AM le 18 janvier 2022.