Conditions générales d'utilisation

American Ornithological Society 2025
Conditions générales d'utilisation

These are the terms (the “Agreement”) governing your attendance at and participation in any function associated with the American Ornithological Society 2025 Conference (“Conference”). 

En vous inscrivant à la conférence, vous acceptez les présentes conditions, qui constituent un accord juridique contraignant entre l'American Ornithological Society (AOS) et le participant inscrit ("vous"). Si vous vous inscrivez au nom d'une autre personne, il est de votre responsabilité de vous assurer que la personne participant à la conférence a pris connaissance de ces conditions et les accepte. En remplissant l'inscription au nom d'une autre personne, vous garantissez que vous avez informé le participant de ces conditions et qu'il les a acceptées. 

1 PARTICIPANT REQUIS

1.1 Admission. Votre inscription vous donne droit à l'admission à la Conférence à laquelle vous vous êtes inscrit. Tous les autres frais liés à votre participation (y compris, mais sans s'y limiter, les frais de voyage et d'hébergement) sont à votre charge exclusive, et l'AM n'est pas responsable de ces frais. 

1.2 Code of Conduct & Other Policies.  AOS is dedicated to providing an inclusive environment that is collaborative, supportive, and engaging for everyone involved, and that is free of discrimination, harassment, and retaliation regardless of gender, race, ethnic or national origin, religion, age, marital status, pregnancy or parental status, sexual orientation and gender identity, disability status, physical appearance, socioeconomic level, or other protected statuses. The Conference is intended to advance our understanding of birds and their conservation through open and honest communication of original research and the broad exchange of ideas, and prohibits intimidating, threatening, or harassing conduct during our conferences. This policy applies to all attendees, speakers, staff, volunteers, exhibitors, and sponsors. Conference participants violating these rules may be expelled from the conference, sanctioned, or both at the discretion of the AOS, society organizers of the conference, or representative of the Hyatt Regency St. Louis Arch. The Conference policies are intended to set clear expectations of behavior of meeting participants to ensure that all participants feel safe and welcome, and to ensure that this meeting is a positive experience for all. The policies that govern the meeting include: Code of Conduct & Ethics, Meeting Code of Conduct, Data Privacy Policy, Diversity Statement, Non-Discrimination Policy, and Social Media & Commenting Policy. These are available at: https://americanornithology.org/about/governance/.

1.3 Enregistrement/photographie. Des enregistrements, des vidéos et des photographies seront réalisés pendant la conférence à des fins d'archivage et de marketing. En vous inscrivant comme participant à la conférence, vous acceptez d'accorder à l'AM le droit d'enregistrer, de filmer et/ou de photographier pendant l'événement et de distribuer ou d'utiliser ces médias sans autre autorisation. 

1.4 Contenu de la conférence. Vous reconnaissez et acceptez que l'AM, à sa seule discrétion, se réserve le droit de modifier tout ou partie des aspects de la conférence, y compris, mais sans s'y limiter, les thèmes, le contenu, le programme, les intervenants, les artistes, les hôtes, les modérateurs, le lieu et l'horaire de la conférence. 

1.5 Identification. Tous les participants doivent être en mesure de présenter sur place une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement et correspondant au nom figurant sur leur inscription. 

1.6 Utilisation du badge des participants. Les badges des participants doivent être portés en permanence dans les zones de la conférence. 

1.7 Exigences en matière de visa. Il est de la seule responsabilité du participant de s'assurer que toutes les exigences gouvernementales en matière de voyage et de visa sont respectées et soumises suffisamment à l'avance à l'ambassade, au consulat ou au bureau gouvernemental compétent. L'AM n'est pas en mesure de fournir une assistance pour les questions de visa ; cependant, l'AM fournira une lettre officielle aux personnes inscrites en provenance de pays étrangers, confirmant leur inscription payante à la conférence. Les personnes ayant l'intention de participer à la réunion peuvent demander une lettre de visa à l'adresse suivante ce formulaire en ligne. L'impossibilité d'obtenir un visa avant la conférence ne constitue pas une raison valable pour obtenir un remboursement.

2 FRAIS

2.1 Paiement. Le paiement des droits d'inscription à la conférence est exigible au moment de l'inscription si le paiement est effectué en ligne, ou peut être effectué à la date d'échéance finale de JUNE 30, 2025, if paying by invoice, purchase order, or by other similar means. If such payment is insufficient or declined for any reason, AOS 2025 has the right to refuse entry to the Conference and shall have no liability in that regard. Member-based rates are available only to individuals with an active 2025 membership in AOS, with an expiration date of 12/31/25 or later. Registrants found to pay the member rate without an active membership will be required to buy/renew an AOS membership or remit the additional registration fee prior to entering the meeting. Attendees 13 years of age or younger are not required to purchase a conference registration. All participants, regardless of age, are required to register for field trips and other ticketed events as required by the event administrator.

2.2 Taxes. Certains frais peuvent être soumis à la taxe sur les ventes, à la taxe sur la valeur ajoutée ou à d'autres taxes et droits qui, le cas échéant, vous seront facturés en plus des frais. 

3 ANNULATIONS

3.1 Cancellation Policy. If you find it necessary to cancel your registration, we are able to refund your conference fee costs in full if cancellation notice is received prior to May 31, 2025. Cancellations after May 31, 2025 will be charged a processing fee of $75 USD. We are able to refund conference fee costs (less a $75 USD processing fee) if we receive notice between June 1 and June 30, 2025. Aucun remboursement des frais d'inscription ne sera effectué pour les annulations reçues après le 1er janvier. June 30, 2025, except in cases of a documented positive test for COVID-19 in which the required self-isolation period precludes travel to or attendance at the conference. Current United States COVID-19 vaccination requirements sera respecté. Aucun remboursement ne sera accordé aux personnes qui ne se présentent pas, quelle qu'en soit la raison. Tous les remboursements seront effectués au moment de l'annulation.

3.2 Cancellation Procedures. If you registered online, you can cancel your registration by submitting a cancellation request via the google form. Si vous avez des questions concernant le traitement des annulations, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante info@americanornithology.org with the subject line: ‘AOS 2025 Cancellation Request.’

Aucune substitution ne sera effectuée, quelles que soient les circonstances. Veuillez annuler l'inscription et réserver une nouvelle inscription.

4 CONFIRMATION DE L'INSCRIPTION, COURRIELS ET MISES À JOUR SUR LA CONFÉRENCE

4.1 Email Address. You will receive essential information for registered attendees electronically at the email address you provide during AOS 2025 Conference Registration. Be sure to check your spam email box in case any of your AOS 2025 email(s) are caught by spam filters. Your email address is an important identifier for both conference registration and abstract submission. 

4.2 Confirmation de l'inscription et du paiement. Une fois l'inscription terminée, un courriel de confirmation sera généré. Une fois le paiement effectué, un reçu de paiement sera envoyé par courriel.

5 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

AOS 2025 is committed to protecting the privacy of its attendees. AOS 2025 may provide sponsors and exhibitors with a list of attendees and their postal mailing addresses. Otherwise, AOS 2025 will not rent, share, or sell your contact information or other personal information to any third parties. The Privacy Policy may be viewed here: https://americanornithology.org/about/governance/data-privacy/

6 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

6.1 All intellectual property rights in and to the Conference, the Conference content, and all materials distributed at or in connection with the Conference are owned by AOS 2025 or the Conference sponsors or speakers presenting at the Conference. You may not use or reproduce or allow anyone to use or reproduce any trademarks or other trade names appearing at the Conference, in any Conference content, or in any materials distributed at or in connection with the Conference for any reason without the prior written permission from AOS and meeting organizers.

6.2 Pour éviter toute ambiguïté, aucune disposition du présent accord ne peut être considérée comme vous conférant un droit légal ou bénéficiaire sur les marques ou autres droits de propriété intellectuelle détenus ou utilisés sous licence par l'AM ou l'une de ses filiales ; le présent accord ne vous accorde pas non plus de droit ou de licence sur les autres droits de propriété intellectuelle de l'AM ou de ses filiales, qui restent à tout moment la propriété exclusive de l'AM et de ses filiales. 

7 EXCLUSION DE GARANTIE, LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

7.1 L'AM ne donne aucune garantie concernant tout aspect de la conférence ou tout matériel y afférent ou proposé lors de la conférence et, dans toute la mesure du possible en vertu des lois régissant le présent accord, décline toute garantie implicite, y compris, mais sans s'y limiter, les garanties d'adéquation à un usage particulier, d'exactitude, d'actualité et de qualité marchande. La Conférence est fournie "en l'état". Ni l'AM ni ses affiliés n'acceptent de responsabilité pour la confiance que vous ou toute autre personne accordez à tout aspect de la conférence ou à toute information fournie lors de la conférence. 

7.2 Sauf si la loi l'exige, ni l'AM ni ses affiliés ne peuvent être tenus responsables des coûts, dommages ou pertes directs, indirects, spéciaux, accessoires ou consécutifs découlant directement ou indirectement de la conférence ou de tout autre aspect lié à celle-ci ou à cet accord. 

7.3 The maximum aggregate liability of AOS for any claim in any way connected with, or arising from, the Conference or this Agreement, whether in contract, tort, or otherwise (including any negligent act or omission), shall be limited to the amount paid by you to AOS 2025 under this Agreement. 

7.4 COMMUNICABLE DISEASE EXPOSURE AND INFECTION ASSUMPTION OF RISK AND WAIVER OF LIABILITY

COVID-19, the disease caused by variants of the novel coronavirus also known as ‘severe acute respiratory syndrome coronavirus 2’ (SARS-CoV-2), has been identified as an ongoing health issue by the World Health Organization. By registering for this event, you acknowledge and understand all risks associated with possible exposure to SARS-CoV-2, COVID-19 and/or mutations and variations thereof (hereinafter ‘COVID-19’), as well as other communicable, contagious and/or infectious diseases, and are voluntarily participating in the event for your own benefit, the value of which is sufficient consideration for your voluntary execution of this agreement.  I acknowledge that I have read, understand, and agree to the following, on my own behalf, on behalf of any minor accompanying me, and on behalf of my personal representatives, heirs and next of kin, agents and principals. A partial list of acknowledgments is:

• toutes les variantes connues du SRAS-CoV-2 sont considérées comme très contagieuses et se propagent principalement par contact de personne à personne ;
• qu'il existe un risque d'exposition au SRAS-CoV-2 dans tout lieu public où des personnes sont présentes. Je comprends que le risque d'être exposé ou infecté par le SRAS-CoV-2 pendant ou après la réunion peut résulter des actions ou de l'inaction d'autres personnes qui pourraient assister à la réunion ou de leur famille, de leurs collègues ou de toute autre personne avec laquelle ils pourraient être en contact ;
• COVID-19 peut entraîner des maladies, des décès et des affections chroniques graves ;
• Selon les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC), il existe des preuves que le COVID-19 peut être transmis par des personnes asymptomatiques et pré-symptomatiques, y compris par des personnes vaccinées, ce qui peut entraîner une propagation "silencieuse" du virus ; 
• bien que la vaccination semble être un moyen sûr et efficace de réduire le risque d'infection et de maladie grave, aucun vaccin n'est 100% efficace ; et 
• despite adhering to precautions, there is a possibility that I will be exposed to SARS-CoV-2 and/or contract COVID-19 or other illness at the conference.

By registering for and attending the meeting, I agree to abide by all health and safety guidelines and recommendations promulgated by federal, state, and local government agencies and officials, the American Ornithological Society (AOS), and the event venue, Hyatt Regency at the Arch. This includes, but is not limited to, submitting to restrictions set in place by AOS and the venue during the event that may consist of vaccination requirements, COVID-19 testing, wearing a mask at all times in indoor public areas, engaging in appropriate physical distancing, and restrictions on certain activities that carry higher COVID-19-related risk, such as congregating in large private gatherings or attending off-site events in crowded facilities. I further agree that I will not attend the meeting in person if I test positive for or exhibit any symptoms of COVID-19 during or within 5 days prior to the Conference. 

Additionally, I understand that travel to and participation in events may increase the risk of exposure to communicable diseases. I HEREBY RELEASE, WAIVE AND FOREVER DISCHARGE ANY AND ALL LIABILITY, CLAIMS, AND DEMANDS OF WHATEVER KIND OR NATURE AGAINST the American Ornithological Society AND ITS AFFILIATED PARTNERS AND SPONSORS, INCLUDING IN EACH CASE, WITHOUT LIMITATION, THEIR DIRECTORS, OFFICERS, EMPLOYEES, VOLUNTEERS, AND AGENTS (THE “RELEASED PARTIES”), EITHER IN LAW OR IN EQUITY, TO THE FULLEST EXTENT PERMISSIBLE BY LAW, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO DAMAGES OR LOSSES CAUSED BY THE NEGLIGENCE, FAULT OR CONDUCT OF ANY KIND ON THE PART OF THE RELEASED PARTIES, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO DEATH, BODILY INJURY, ILLNESS, ECONOMIC LOSS OR OUT OF POCKET EXPENSES, OR LOSS OR DAMAGE TO PROPERTY, WHICH I, MY HEIRS, ASSIGNEES, NEXT OF KIN AND/OR LEGALLY APPOINTED OR DESIGNATED REPRESENTATIVES, MAY HAVE OR WHICH MAY HEREINAFTER ACCRUE ON MY BEHALF, WHICH ARISE OR MAY HEREAFTER ARISE FROM MY PARTICIPATION WITH THE AOS 2025 Meeting.

En vous inscrivant, vous confirmez que vous acceptez ces conditions.

8 DIVERS

8.1 Le fait que l'AM n'exerce pas un droit prévu par les présentes ne doit pas être considéré comme une renonciation à d'autres droits prévus par les présentes. L'AM ne peut être tenu responsable de tout manquement à ses obligations en vertu des présentes lorsque ce manquement résulte d'une cause échappant au contrôle raisonnable de l'AM. Si une disposition du présent accord est jugée inapplicable ou invalide, cette disposition sera limitée ou supprimée dans la mesure minimale nécessaire pour que le présent accord reste pleinement en vigueur et applicable. Le présent accord ne peut être cédé, transféré ou faire l'objet d'une sous-licence de votre part, sauf accord écrit préalable de l'AM. 

8.2 Le présent accord est régi par les lois du district de Columbia et les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux du district de Columbia. La partie qui obtient gain de cause dans une action intentée en vertu du présent accord a le droit de récupérer auprès de l'autre partie ses frais et honoraires raisonnables d'avocat. Les deux parties conviennent que le présent accord constitue la déclaration complète et exclusive de l'accord mutuel des parties et qu'il remplace et annule tous les accords, communications et autres arrangements écrits et oraux antérieurs relatifs à l'objet du présent accord, et que toutes les modifications doivent faire l'objet d'un écrit signé par les deux parties, sauf disposition contraire du présent accord. Le présent accord ne crée aucune agence, aucun partenariat, aucune coentreprise ni aucun emploi et vous reconnaissez que vous n'avez aucune autorité de quelque nature que ce soit pour lier l'AM à quelque titre que ce soit.